Cómo crear un flujo de trabajo editorial eficaz

La publicación regular es una tarea compleja que requiere equilibrar muchas prioridades diferentes: aquí hay un desglose de alto nivel de nuestro proceso editorial típico y por qué funciona.

Uno de nuestros principales objetivos como agencia es ser, en esencia, unamedioa través del cual nuestros clientes pueden sacar sus ideas de la cabeza y plasmarlas en la página. Obviamente esto requiere creatividad y mucha escucha. Fundamentalmente, también requiere un sistema colaborativo que transforme las ideas en resultados reales, publicados a tiempo y de acuerdo con la marca. Este sistema es nuestro flujo de trabajo editorial.

Nuestro flujo de trabajo funciona porque maximiza la visibilidad y la aportación del cliente, al mismo tiempo que se adhiere a los principios rectores de la voz del cliente y la cadencia de publicación. También minimiza el tiempo y la energía que el cliente debe dedicar a mantener activamente el blog de su empresa. Escribir una publicación de blog no es tan difícil. Gestionar un blog (y todos los demás aspectos de la comunicación de marketing) en nombre de un cliente requiere un proceso que esté lo suficientemente estructurado para garantizar una producción constante de trabajo, pero lo suficientemente flexible como para permitir una colaboración rica.

Prioridades

Al crear un flujo de trabajo editorial, perseguimos cinco prioridades principales:

1. Visibilidad:Nuestros clientes pueden consultar el estado de un artículo o proyecto en particular en cualquier momento.
2. Tiempo / Carga Mental:Queremos minimizar el tiempo y la atención que requieren los miembros del equipo y, especialmente, los expertos internos en la materia (PYME) para participar en el proceso editorial.
3. Aporte:Queremos maximizar el número y la profundidad de las ideas que nuestros clientes comparten con nosotros.
4. Cadencia:debemos asegurarnos de que todo se publique a tiempo.
5. Voz del cliente:Los miembros del equipo de nuestro cliente deben estar 100% satisfechos con la forma en que nuestro trabajo se adapta a su voz.

Analicemos estos objetivos y cómo nuestro flujo de trabajo editorial nos ayuda a alcanzarlos.

Visibilidad

Utilizamos una popular plataforma de gestión de tareas llamadaTrelopara gestionar nuestros flujos de trabajo editoriales. Trello le permite crear y administrar tarjetas móviles (que corresponden aproximadamente a un proyecto en particular) que se encuentran en columnas (que corresponden aproximadamente al estado del proyecto).

En L&T, cada entregable: artículo, página web, informe técnico, infografía, etc.. —tiene una tarjeta correspondiente en Trello. Cada etapa del proceso editorial (desde la idea hasta la publicación) tiene una columna correspondiente. Cada uno de nuestros clientes tiene su propio tablero Trello privado y personalizado que alberga el flujo de trabajo.

Por lo tanto, pueden iniciar sesión en Trello en cualquier momento y ver su calendario de contenido completo y el estado de cada proyecto que se les presenta. Mientras tanto, como creamos todo nuestro trabajo escrito en Google Docs, esto facilita un proceso de revisión y edición totalmente transparente (y colaborativo).

Tiempo y carga mental

Para minimizar la cantidad de aportes que nuestros clientes deben aportar, centramos su tiempo y atención en tareas quesolo ellospuede emprender, como orientar la voz editorial y aprobar artículos. Nuestro equipo editorial asume todas las demás funciones, maximizando así el valor de las aportaciones de nuestros clientes.

Para agilizar el flujo de trabajo, definimos claramente momentos específicos en el proceso editorial en los que necesitamos la opinión del cliente. Por ejemplo, la mayoría de los canales de clientes tienen una columna de "Contenido para revisión". Quien sea responsable de las aprobaciones está suscrito a esta columna, por lo que cuando publicamos un artículo allí, se les notifica que necesitamos su opinión. Esto significa que pueden relajarse y alejarse de las minucias del proceso de creación de contenido, sabiendo que se les notificará inmediatamente cuando un trabajo esté listo para su aprobación.

Aporte

La mayoría de las ideas y temas de artículos que exploramos provienen de entrevistas con las pymes de nuestros clientes o de nuestras llamadas editoriales semanales. Sin embargo, sabemos que nuestros clientes aprecian la capacidad de expresarse, compartir ideas y recomendar artículos también en su propio tiempo.

Para lograr esto, tenemos una columna de Trello designada para ideas de artículos; tanto nosotros como nuestros clientes contribuimos a ella, y nuestros clientes aprueban ideas y, por lo tanto, las impulsan en el proceso editorial. Por lo tanto, mantenemos un espacio en cada uno de los canales de nuestros clientes donde todas las partes pueden compartir ideas de forma libre y asincrónica.

Cadencia

Creamos publicaciones para nuestros clientes y las publicamos según un ritmo regular. Lograr esto no es trivial, porque requiere que reunamos constantemente los recursos y el elenco de personajes necesarios para publicar, digamos, tres veces por semana.

Trello también ayuda con esto: cada tarjeta tiene una fecha de vencimiento (Trello proporciona actualizaciones por correo electrónico a medida que se acerca la fecha límite) y utilizamos un "encendido" que le permite cambiar a una vista de calendario, con los entregables ordenados por sus fechas de vencimiento.

Nada sustituye la gestión y la planificación adecuadas del tiempo por nuestra parte, pero construir nuestro canal en una herramienta que tiene una función de programación incorporada hace que el proceso sea intuitivo y permite una comunicación fluida entre diferentes personas con diferentes habilidades: escritores, editores, diseñadores, productores web y gerentes de cuentas.

Voz del cliente

Como se mencionó anteriormente, todos nuestros canales incluyen una etapa durante la cual nuestro cliente aprueba un entregable, momento en el cual lo publicamos. Sin embargo, permitimos varias rondas de ediciones y mantenemos una garantía de satisfacción del 100 %; esto nos obliga a sintetizar de manera significativa la visión, la voz y el mensaje de nuestros clientes.

Crear una estrategia de publicación eficaz para un cliente es, en parte, pedagógico: debemos conocer la voz de nuestro cliente y asegurarnos de que cada contenido sea fiel a su marca. Cumplir con este estándar proporciona laverdadero norteque nos incentiva a comprender a las personas que representamos.